การเก็บรักษา และทำลายหนังสือราชการ

29 พ.ย. 2555 เวลา 08:52 | อ่าน 72,712
แชร์ไปยัง
line
 
การเก็บรักษา และทำลายหนังสือราชการ

การเก็บหนังสือ แบ่งประเภทการเก็บออกเป็น 3 ประเภท คือ การเก็บระหว่างปฏิบัติ การเก็บไว้เพื่อใช้ในการตรวจสอบ และการเก็บเมื่อปฏิบัติเสร็จแล้ว

การเก็บระหว่างปฏิบัติ คือ การเก็บหนังสือที่ยังปฏิบัติไม่เสร็จ ให้อยู่ในความรับผิดชอบของเจ้าของเรื่อง

การเก็บไว้เพื่อใช้ในการตรวจสอบ คือ การเก็บหนังสือที่ปฏิบัติเสร็จเรียบร้อยแล้ว แต่จำเป็นจะต้องใช้ในการตรวจสอบเป็นประจำ ไม่สะดวกในการส่งไปเก็บยังหน่วยเก็บของส่วนราชการตามระเบียบสารบรรณ ให้เจ้าของเรื่องเก็บเป็นเอกเทศ

การเก็บเมื่อปฏิบัติเสร็จแล้ว คือ การเก็บหนังสือที่ปฏิบัติเสร็จเรียบร้อยแล้ว และไม่มีอะไรที่จะต้องปฏิบัติต่อไปอีก การเก็บหนังสือประเภทนี้เป็นการเก็บไว้เพื่อรอการทำลายและความถี่ในการนำมาใช้งานมีไม่มากนัก และเพื่อเป็นการลดภาระของเจ้าของเรื่องผู้ปฏิบัติให้มีเวลาทำเรื่องที่ยังไม่สิ้นกระแสการดำเนินการ และเพื่อให้มีหน่วยที่ทำหน้าที่เรื่องนี้โดยเฉพาะ ระเบียบงานสารบรรณจึงกำหนดให้มีการจัดตั้งศูนย์เก็บ หรือหน่วยเก็บกลางเพื่อทำหน้าที่รับผิดชอบงานด้านนี้ให้แก่หน่วยงานในสังกัด

อายุการเก็บหนังสือ ระเบียบงานสารบรรณได้กำหนดอายุการเก็บหนังสือไว้ว่า โดยปกติให้เก็บหนังสือต่าง ๆ ไว้ไม่น้อยกว่า 10 ปี เว้นแต่หนังสือดังต่อไปนี้
1.หนังสือต้องสงวนเป็นความลับ ให้ปฏิบัติตามระเบียบว่าด้วยการรักษาความปลอดภัยแห่งชาติ
2.หนังสือที่เป็นหลักฐานทางอรรถคดี สำนวนของศาลหรือของพนักงานสอบสวนหรือหนังสืออื่นใดที่ได้มีกฎหมายหรือระเบียบแบบแผนกำหนดไว้เป็นพิเศษแล้ว การเก็บให้เป็นไปตามกฎหมายและระเบียบแบบแผนว่าด้วยการนั้น
3.หนังสือเกี่ยวกับประวัติศาสตร์ ขนบธรรมเนียมจารีตประเพณี สถิติ หลักฐานหรือเรื่องที่ต้องใช้สำหรับศึกษาค้นคว้า หรือหนังสืออื่นในลักษณะเดียวกัน ให้เก็บไว้เป็นหลักฐานทางราชการตลอดไป หรือตามที่กองจดหมายเหตุแห่งชาติ กรมศิลปากรกำหนด
4.หนังสือที่ได้ปฏิบัติงานเสร็จสิ้นแล้ว และเป็นคู่สำเนาที่มีต้นเรื่องจะค้นได้จาก ที่อื่นให้เก็บไว้ไม่น้อยกว่า 5 ปี
5.หนังสือที่เป็นเรื่องธรรมดาสามัญซึ่งไม่มีความสำคัญและเป็นเรื่องที่เกิดขึ้นเป็นประจำเมื่อดำเนินการแล้วเสร็จให้เก็บไว้ไม่น้อยกว่า 1 ปี
6.หนังสือที่เกี่ยวกับการเงินซึ่งมิใช่เอกสารสิทธิ โดยปกติหนังสือทางการเงินต้องเก็บไว้ไม่น้อยกว่า 10 ปี บางกรณีหรือบางเรื่องแม้จะครบกำหนด 10 ปีแล้ว อาจจะยังไม่สามารถขอทำลายได้ เนื่องจากยังต้องเก็บไว้เพื่อรอการตรวจสอบหรือเก็บไว้เป็นหลักฐาน อย่างไรก็ตาม ในกรณีหนังสือที่เกี่ยวกับการเงินซึ่งมิใช่เอกสารสิทธิ หากเห็นว่า ไม่มีความจำเป็นต้องเก็บไว้ถึง 10 ปี ให้ทำความตกลงกับกระทรวงการคลังเพื่อขอทำลายได้

การยืม การยืมหนังสือที่ส่งเก็บแล้ว มีหลักเกณฑ์ให้ปฏิบัติดังนี้
1.ผู้ยืมจะต้องแจ้งให้ทราบว่า เรื่องที่ยืมนั้นจะนำไปใช้ในราชการใด
2.ผู้ยืมจะต้องมอบหลักฐานการยืมให้เจ้าหน้าที่เก็บ แล้วลงชื่อรับเรื่องที่ยืมไว้ในบัตรยืมหนังสือและเจ้าหน้าที่รวบรวมหลักฐานการยืม เรียงลำดับ วันที่ เดือน ปี ไว้เพื่อติดตาม ทวงถาม ส่วนบัตรยืมหนังสือนั้นให้เก็บไว้แทนหนังสือที่ถูกยืมไป
3.การยืมหนังสือระหว่างส่วนราชการ ผู้ยืมและผู้อนุญาตให้ยืมต้องเป็นหัวหน้าส่วนราชการระดับกองขึ้นไปหรือผู้ที่ได้รับมอบหมาย
4.การยืมหนังสือภายในส่วนราชการเดียวกัน ผู้ยืมและผู้อนุญาตให้ยืมต้องเป็นหัวหน้าส่วนราชการระดับแผนกขึ้นไปหรือผู้ที่ได้รับมอบหมาย
5.ห้ามมิให้บุคคลภายนอกยืมหนังสือ เว้นแต่จะให้ดู หรือคัดลอกหนังสือ ทั้งนี้ จะต้องได้รับอนุญาตจากหัวหน้าส่วนราชการระดับกองขึ้นไปหรือผู้ที่ได้รับมอบหมายก่อน
การทำลายหนังสือ หนังสือราชการที่หมดความจำเป็นในการใช้งาน และเก็บไว้จนครบอายุการเก็บตามที่ระเบียบสารบรรณกำหนดแล้ว เพื่อมิให้เป็นภาระแก่ส่วนราชการ จำเป็นต้องนำออกไปทำลายเพื่อช่วยให้ส่วนราชการต่าง ๆ มีสถานที่เก็บหนังสือได้ต่อไป

ขั้นตอนการทำลายหนังสือ
1.ภายใน 60 วัน หลังจากวันสิ้นปีปฏิทิน ให้เจ้าหน้าที่ผู้รับผิดชอบในการเก็บหนังสือ สำรวจที่ครบกำหนดอายุการเก็บในปีนั้น ไม่ว่าจะเป็นหนังสือที่เก็บไว้เองหรือที่ฝากเก็บไว้ที่กองจดหมายเหตุแห่งชาติ กรมศิลปากร แล้วจัดทำบัญชีหนังสือขอทำลายเสนอหัวหน้าส่วนราชการระดับกรมเพื่อพิจารณาแต่งตั้งคณะกรรมการทำลายหนังสือ
2.ให้หัวหน้าส่วนราชการระดับกรม แต่งตั้งคณะกรรมการทำลายหนังสือ ประกอบด้วย ประธานกรรมการและกรรมการอีกอย่างน้อยสองคน โดยปกติให้แต่งตั้งจากข้าราชการ ตั้งแต่ระดับ 3 หรือเทียบเท่าขึ้นไป คณะกรรมการทำลายหนังสือมีหน้าที่ ดังนี้
2.1 พิจารณาหนังสือที่จะขอทำลายตามบัญชีหนังสือขอทำลาย หนังสือที่จะทำลายได้ต้องครบอายุการเก็บแล้วตามประเภทของหนังสือนั้น ๆ ถ้าเป็นหนังสือที่มีอายุการเก็บยังไม่ครบกำหนด ต้องเก็บไว้ให้ครบอายุเสียก่อน
2.2 กรณีที่หนังสือนั้นครบอายุการเก็บแล้ว และคณะกรรมการมีความเห็นว่า หนังสือนั้นยังไม่ควรทำลาย และควรจะขยายเวลาการจัดเก็บไว้ ให้ลงความเห็นว่า จะขยายเวลาการเก็บไว้ถึงเมื่อใด ในช่อง “การพิจารณา” ของบัญชีหนังสือขอทำลาย แล้วให้แก้ไขอายุการเก็บในตรากำหนดเก็บหนังสือ โดยให้ประธานกรรมการทำลายหนังสือลงลายมือชื่อกำกับการแก้ไข
2.3 ในกรณีที่คณะกรรมการมีความเห็นว่า หนังสือเรื่องใดควรทำลาย ให้กรอกเครื่องหมายกากบาท ลงในช่อง “การพิจารณา”
2.4 เสนอรายงานผลการพิจารณา พร้อมกับบันทึกความเห็นแย้งของคณะกรรมการ(ถ้ามี)ต่อหัวหน้าส่วนราชการระดับกรม หรือผู้ว่าราชการจังหวัดแล้วแต่กรณีเพื่อพิจารณาสั่งการ
2.5 ควบคุมการทำลายหนังสือซึ่งผู้มีอำนาจอนุมัติให้ทำลายได้แล้ว
2.6 ทำบันทึกลงนามร่วมกันรายงานให้ผู้มีอำนาจอนุมัติทราบว่า ได้ทำลายหนังสือแล้ว

วิธีการทำลายหนังสือ
1. โดยการเผา

2. โดยวิธีอื่นที่จะไม่ให้หนังสือนั้นอ่านเป็นเรื่องได้ ซึ่งอาจทำได้หลายวิธี เช่น ฉีกเป็นชิ้นเล็ก ๆ หรือเข้าเครื่องย่อย หั่นเป็นฝอย ตัด หรือ ต้ม เป็นต้น

ข้อมูลจาก http://webboard.kruthai.info

29 พ.ย. 2555 เวลา 08:52 | อ่าน 72,712


รีวิวบ้านใหม่ ไอเดียสร้างบ้าน
 
10 ลำดับมาใหม่
หมอพร้อม เพิ่ม 2 ฟังก์ชัน “ประเมินภาวะลองโควิด – ตรวจสุขภาพใจ” ช่วยรู้อาการผิดปกติ พร้อมคำแนะนำการปฏิบัติตัว
หมอพร้อม เพิ่ม 2 ฟังก์ชัน “ประเมินภาวะลองโควิด – ตรวจสุขภาพใจ” ช่วยรู้อาการผิดปกติ พร้อมคำแนะนำการปฏิบัติตัว
31 30 มิ.ย. 2565
กยศ. ขยายเวลา 5 มาตรการช่วยเหลือลูกหนี้ ถึง 31 ธ.ค. 65 นี้
กยศ. ขยายเวลา 5 มาตรการช่วยเหลือลูกหนี้ ถึง 31 ธ.ค. 65 นี้
36 30 มิ.ย. 2565
โฆษกรัฐบาลเผย
โฆษกรัฐบาลเผย "นายกฯ" ห่วงใยสังคม/เยาวชน ย้ำการขายกัญชา ต้องมีใบอนุญาตอย่างถูกต้อง สั่งการส่วนราชการเร่งสร้างความรู้ ชี้คุณและโทษ ฝากผู้ปกครองช่วยสอดส่องบุตรหลาน
34 30 มิ.ย. 2565
Fruit Board โชว์ผลงานส่งออกทุเรียนผลสด ทะลุเป้า 5 แสนตัน เป็นครั้งแรกภายใน 4 เดือน 22 วัน
Fruit Board โชว์ผลงานส่งออกทุเรียนผลสด ทะลุเป้า 5 แสนตัน เป็นครั้งแรกภายใน 4 เดือน 22 วัน
108 28 มิ.ย. 2565
ค.ร.ม. เห็นชอบร่างประกาศยกเว้นอากรขาเข้าที่นั่งนิรภัยสำหรับเด็ก (Car Seat)
ค.ร.ม. เห็นชอบร่างประกาศยกเว้นอากรขาเข้าที่นั่งนิรภัยสำหรับเด็ก (Car Seat)
38 28 มิ.ย. 2565
ถึงเวลาชำระหนี้ กยศ. ปี 2565 ภายในวันที่ 5 ก.ค. 2565 ชำระผ่านช่องทางไหนบ้าง ?
ถึงเวลาชำระหนี้ กยศ. ปี 2565 ภายในวันที่ 5 ก.ค. 2565 ชำระผ่านช่องทางไหนบ้าง ?
56 28 มิ.ย. 2565
สินเชื่อธนาคารออมสิน ช่วยให้คุณฟื้นได้หลังวิกฤษติ Covid-19 ด้วย สินเชื่อเพื่อคุณ
สินเชื่อธนาคารออมสิน ช่วยให้คุณฟื้นได้หลังวิกฤษติ Covid-19 ด้วย สินเชื่อเพื่อคุณ
92 27 มิ.ย. 2565
6 สิ่งที่ห้ามให้ยืม เพราะป้องกันการถูกโจรกรรมข้อมูลส่วนบุคคล
6 สิ่งที่ห้ามให้ยืม เพราะป้องกันการถูกโจรกรรมข้อมูลส่วนบุคคล
70 27 มิ.ย. 2565
ข่าวปลอม อย่าแชร์! ออมสิน ปล่อยสินเชื่อประชาชนสุขใจ วงเงินกู้ 200,000 บาท ไม่ต้องใช้คนค้ำ
ข่าวปลอม อย่าแชร์! ออมสิน ปล่อยสินเชื่อประชาชนสุขใจ วงเงินกู้ 200,000 บาท ไม่ต้องใช้คนค้ำ
49 27 มิ.ย. 2565
นายกฯ ยินดีสัญญาณท่องเที่ยวไทยเริ่มฟื้น หลังจีนเริ่มเปิดเที่ยวบินไทย-จีน กำชับ เตรียมมาตรการดึงดูดชาวต่างชาติ ช่วงครึ่งปีหลัง
นายกฯ ยินดีสัญญาณท่องเที่ยวไทยเริ่มฟื้น หลังจีนเริ่มเปิดเที่ยวบินไทย-จีน กำชับ เตรียมมาตรการดึงดูดชาวต่างชาติ ช่วงครึ่งปีหลัง
49 26 มิ.ย. 2565
ดูเพิ่มเติม
 
หาเพื่อนไลน์
ซื้อขายรถบ้าน.com
เรียนภาษาอังกฤษออนไลน์
หางานราชการ
  English
TOEIC กับ การขึ้นเงินเดือน GED VS กศน ไทย (สอบเทียบไทย) แนะนำที่เรียน IELTS ยอดนิยม ของ เด็กอินเตอร์ TOEIC chulatutor จุฬาติวเตอร์
  บทความกลุ่มเดียวกัน